Podpisuj elektronicznie!

Podpisuj elektronicznie!

 

Pomysł wykorzystania Internetu do skutecznego, bezproblemowego oraz bezpiecznego przekazywania  danych w postaci dokumentów elektronicznych, jeszcze śmielej wdziera się do najrozmaitszych form życia gospodarczego i społecznego. Mówimy tu nie tylko o naszym rodzimym kraju, ale o skali globalnej. Dlaczego tak jest? Lista spraw urzędowych do załatwienia przez Internet stale się wydłuża. Podpis elektroniczny to przede wszystkim ogromna wygoda i oszczędność czasu, co w dziale księgowości jest dużym atutem. Przy jego użyciu możesz sygnować kluczowe dokumenty i zeznania przekazywane np. do ZUS-u czy Urzędu Skarbowego, faktury oraz wnioski urzędowe. To wszystko bez wstawania zza biurka. Warto podkreślić, że podpis elektroniczny jest w 100% bezpieczny, a zwłaszcza wiarygodny. Gdy podpisujemy e-podpisem dokumenty, nabierają one analogicznej mocy prawnej do tych, sygnowanych własnoręcznie. Po co więc marnować czas na stanie w urzędowych kolejkach, kiedy sprawę możemy załatwić od ręki wysyłając dokument mailem.

Dla przypomnienia czym jest podpis elektroniczny? Właściwie jego pełna nazwa brzmi:  bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Jest to nic innego jak Twój podpis w wirtualnym świecie. Sporządzony zgodnie z najnowszymi technologiami na specjalistycznych urządzeniach. Wyłączny osobisty klucz zapisany na zaszyfrowanej karcie, jest jedyny w swoim rodzaju, nie do sfałszowania. Każdy podpis zapisany na karcie kryptograficznej jest najpierw weryfikowany przez autoryzowane Centrum Certyfikacji, nie ma więc mowy o pomyłce.

E-podpis możemy zastosować w księgowości na parę sposobów:

- Program Płatnik - Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jest narzędziem będącym w dyspozycji każdej firmy, służący do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych, zawartych w typie elektronicznym. Przekazując dokument w postaci elektronicznej do ZUS-u oszczędzasz czas, który musisz zmarnować na przygotowanie tej samej dokumentacji w formie papierowej. Nie mówiąc już o wizycie osobistej aby je złożyć czy nadaniu ich na poczcie.

- Składanie deklaracji podatkowych w systemie e-Deklaracje. Tego typu wykazu mogą używać podatnicy i płatnicy dysponujący podpisem kwalifikowanym. Na stronie ministerstwa finansów znajdują się formularze, które to po poprawnym wypełnieniu oraz oznaczeniu bezpiecznym podpisem elektronicznym, przekazujemy wprost do systemu. Dodatkowo, drogą elektroniczną można składać e-deklaracje bezpośrednio z systemów finansowo ? księgowych firmy przy zastosowaniu odpowiednich aplikacji. Jest to możliwe oczywiście tylko wówczas, gdy dana aplikacja ową możliwość posiada.

-  Od 1 lipca 2016r. duże firmy zostały objęte obowiązkiem raportowanie do US informacji w postaci JPK czyli Jednolitego Pliku Kontrolnego. W myśl ustawy, JPK jest zbiorem danych, które zostaną utworzone poprzez system informatyczny danego podmiotu gospodarczego, z wykorzystaniem bezpośredniego eksportu danych, które to mają zawierać informacje o operacjach gospodarczych za dany okres. Każdy raport musi być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym aby wykluczyć ewentualne malwersacje bądź błędy osób go składających.

-  Faktury elektroniczne zamiast papierowych. Faktury wysyłane drogą elektroniczną to znaczna oszczędność czasu. Pozbywamy się z biurka stosów dokumentów, które musimy klasyfikować, podpisać, pieczętować a na końcu wysłać. Faktury mogą być dostarczone w sposób elektroniczny z zachowaniem z góry określonych warunków. Podczas wysyłania musi być zagwarantowana oryginalność pochodzenia, integralna treść oraz przejrzystość faktury. Jeśli chodzi o kwestię formatu pliku nie mamy określonych jednoznacznych kryteriów. Faktura może być wysłana w dowolnym formacie.

-   Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) dopuszcza składanie e-podań w Urzędach klientom posiadającym aktywny podpis kwalifikowany. Dzięki temu udogodnieniu została udostępniona możliwość załatwiania czynności, związanych np. z prowadzeniem działalności, rejestracja firmy, zmianą danych. Można również składać pisma w kwestii wyselekcjonowanych zagadnień, bez obowiązku osobistego przybycia. Jest to możliwe tylko w sytuacji, gdy obligatoryjnie przepisy prawa nie stanowią inaczej i nie wymuszają stawiennictwa osobistego. Deklaracje przekazane do Urzędu poprzez system Elektronicznej Skrzynki Podawczej, podpisane popisem kwalifikowanym są tak samo wiążące jak te składane osobiście, i są podstawą do rozpoczęcia postępowania administracyjnego.

Wyżej wymienione przykłady to tylko mały ułamek tego co jesteśmy w stanie załatwić dzięki e-podpisowi. Elektroniczny podpis kwalifikowany możemy nabyć w paru różnych wariantach oraz kombinacjach. Wszystko w zależności do czego będzie on wykorzystywany oraz przez kogo. Certyfikat będzie ważny rok lub dwa, następnie wymagane będzie jego odnowienie. Wszelkie procedury związane z uzyskaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego ustalane są odgórnie poprzez kwalifikowane Centrum Certyfikacji.